Eficacia, eficiencia y efectividad son las tres E de las empresas. Estos términos se utilizan con frecuencia en el ámbito de los negocios para garantizar una gestión adecuada y alcanzar los objetivos marcados.
En general, podemos decir que la eficacia significa conseguir las metas establecidas (qué se hace); la eficiencia es la capacidad de conseguirlas de la mejor manera posible (cómo se hace); y la efectividad es la mezcla perfecta de ambas (conseguir las metas con unos recursos mínimos).
Por lo tanto, estos tres términos son factores clave en los negocios si tu fin es crear una empresa más eficiente y competitiva. Entenderlos, saber en qué se diferencian y tener visibilidad y control sobre ellos es crítico dentro de la gestión de una empresa. Por eso, a continuación, analizaremos las 3E de los negocios una a una.
Definición de las tres E de las empresas
1. La eficacia en la empresa
La eficacia, en el ámbito empresarial, está relacionada con el cumplimiento de objetivos. En una empresa, un producto o persona es “eficaz” cuando es capaz de hacer lo que sea necesario para lograr los objetivos deseados o marcados.
2. La eficiencia en la empresa
La eficiencia significa lograr una productividad favorable para el negocio. Es decir, obtener los máximos resultados con la mínima cantidad de recursos. Para medirla se tienen en cuenta elementos como el tiempo, los esfuerzos dedicados, el capital y la calidad del producto obtenido. Una empresa eficiente será, por tanto, la que obtiene más por menos. Esto, lógicamente, tiene un impacto directo en la rentabilidad del negocio.
3. La efectividad en la empresa
En cuanto a la efectividad, ésta normalmente tiene que ver con la calidad del resultado final. Es decir, seremos efectivos si somos capaces de conseguir los objetivos marcados (eficacia) de la mejor manera posible (eficiencia).
Como ves, se trata de términos diferentes pero todos están relacionados:
Eficacia + Eficiencia = Efectividad
Se podría decir que la efectividad engloba a la eficacia y la eficiencia; por lo tanto, el cálculo de estas dos permitirá tener una idea general del funcionamiento de la empresa.
¿Cómo se calcula la eficiencia, la eficacia y la efectividad?
Para poder medir y comparar estos tres aspectos a la largo del tiempo, puedes utilizar tres fórmulas matemáticas:
Eficacia = (Resultados alcanzados * 100)/(Resultados previsto).
El resultado será un porcentaje que si se sitúa en los percentiles más bajos, significa que el trabajo realizado es ineficaz. El objetivo es alcanzar el 100%.
Eficiencia =
De nuevo, los resultados más bajos ponen de manifiesto una escasa eficiencia y viceversa.
Efectividad =
Consejos para potenciar las tres E
La eficacia, la eficiencia y la efectividad tienen que ver con la forma en la que trabaja una persona o un equipo. Las distracciones, las reuniones improductivas, la falta de motivación… pueden mermar considerablemente la efectividad de la empresa. Por lo tanto, es importante prestar atención y aplicar una serie de prácticas que pueden ayudarte a ti o a tus compañeros a potenciar las tres E. Aquí tienes algunos consejos:
1. Evita la pérdida de tiempo
Para aumentar la eficacia y ser eficientes, hay que detectar a los “ladrones de tiempo”. ¿Cómo? Analiza, y pide a tu equipo que haga el mismo ejercicio, en qué inviertes cada minuto durante toda una jornada laboral. Anota en un papel la hora a la que empiezas una tarea, cuándo lo acabas, en qué consiste y si ha habido interrupciones haz que quede reflejado. Al final del día, podrás ver a qué dedicas tu tiempo y en qué aspectos puedes mejorar.
2. Aprende a priorizar
Organizar el trabajo y saber priorizar las tareas importantes es sinónimo de eficiencia. Dedica unos minutos cada mañana a planificar el día y trata de seguir el plan lo más fielmente posible. Utiliza una agenda, una lista de tareas o una herramienta de gestión de proyectos para organizar tu trabajo. Esta hora de ruta te ayudará a marcar tus objetivos y fluir durante el día.
3. Reparte bien tu tiempo
A la hora de organizar tus tareas, sé realista en cuanto a tu capacidad de trabajo. No tiene sentido que llenes tu agenda y que, luego, no seas capaz de abarcarlo todo. Anota, en orden de prioridad, las labores a desarrollar y calcula un tiempo razonable para llevar a cabo cada una de ellas. Planifica, también, descansos para poder tomar el aire fresco en la terraza de tu oficina o disfrutar de un café y una charla rápida en el office. Tu espacio de trabajo debe ayudarte a conectar y desconectar en cada momento.
4. Delega
Trabajar en equipo y delegar es clave para poder ser eficientes, eficaces y efectivos. Las responsabilidad compartidas, permitir que los miembros del equipo más juniors asuman nuevas tareas… son prácticas que debes ir implementando en tu día a día. Juntos y en equipo, seréis capaz de obtener mejores resultados.
5. Busca un espacio de trabajo que te motive
El espacio de trabajo está conectado con la motivación, la inspiración, la concentración… y todo esto, a su vez, con la productividad. Por lo tanto, busca unas oficinas que os inyecten esa energía necesaria para abordar el trabajo de una manera eficaz y eficiente.
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