¿Cómo hacer un inventario de material de oficina de forma eficiente?

Hacer un inventario de material de oficina es fundamental para poder controlar el gasto, optimizar el uso y poder reponer los diferentes elementos antes de que se agoten para trabajar con comodidad. Sin embargo, sin los medios necesarios esta tarea puede llegar a complicarse más de lo que uno imagina.

La importancia del inventario de mobiliario y equipo de oficina

Para llevar un control efectivo del inventario de material de oficina, es fundamental contar con una organización preestablecida. Una excelente opción es utilizar una hoja de Excel, que permita optimizar el proceso y hacer que el encargado de esta tarea pueda completarla con éxito en poco tiempo. Esta herramienta es una excelente opción, ya que permite registrar todos los materiales de oficina, contabilizarlos y tener un seguimiento constante de su uso. Además, gracias a la automatización de fórmulas y la posibilidad de generar gráficos y reportes, se pueden hacer análisis de datos y tomar decisiones más informadas. Sin duda, una hoja de Excel es una herramienta indispensable para cualquier empresa o autónomo que quiera llevar un control efectivo de su inventario de material de oficina.

Sin embargo, antes de entrar en materia, vamos a ver qué es y para qué sirve el inventario de material de oficina.

¿Para qué sirve el inventario de material de oficina?

El inventario de material de oficina es un procedimiento a través del cual se puede determinar en valor de los bienes que se poseen. Los artículos incluidos en él son propiedad de la empresa y, algunos de ellos, deben de figurar en documentos financieros (sobre todos los que se quieran asegurar).

Para los autónomos o empresarios resulta fundamental mantener una lista actualizada de sus bienes pero…

¿Cómo hacer un inventario de material de oficina?

Para llevar un control del material de oficina, ponte manos a la obra y crea tu inventario. Para ello, ten en cuenta estos cinco consejos:

1. Elige un soporte

Es esencial que el soporte que elijas para llevar el inventario de material de oficina sea de fácil acceso y uso. La hoja de Excel es una opción muy popular debido a su capacidad para automatizar fórmulas y generar gráficos y reportes. Además, puedes personalizarla según tus necesidades y asegurarte de que te permite ver un histórico de los cambios realizados. Sin embargo, si prefieres un software especializado, asegúrate de que se adapte a tu presupuesto y te permita tener un control total sobre el inventario. Lo importante es que elijas siempre el mismo método para evitar confusiones y errores en la gestión del material de oficina.

2. Establece la información clave:

Para decidir qué información necesitas para tu inventario de material de oficina, es importante que te preguntes qué datos son relevantes para la gestión de tu negocio. Puedes incluir números de referencias, proveedores, costes, fechas de compra, fechas de caducidad, ubicación del material y cualquier otra información que pueda resultar útil para la toma de decisiones. Es importante que no incluyas información innecesaria, ya que esto puede dificultar la gestión del inventario y hacer que pierdas tiempo valioso. Además, es recomendable que establezcas un sistema de categorías para clasificar los diferentes elementos, de manera que puedas acceder a ellos de forma rápida y sencilla. En resumen, incluye solo los datos más importantes y útiles para tu negocio y asegúrate de que estén organizados de manera clara y coherente en tu inventario de material de oficina.

3. Mantén una periodicidad:

Para llevar un control efectivo del inventario de material de oficina, es fundamental actualizarlo periódicamente y cumplir con el objetivo marcado. Debes decidir cada cuánto tiempo revisarás tu inventario, si será semanal, mensual o trimestralmente, por ejemplo, y asegurarte de cumplir con esa periodicidad. De esta manera, podrás tener un seguimiento constante del uso de los materiales de oficina y prever cuándo es necesario reponerlos. Además, al actualizar el inventario con regularidad, podrás detectar posibles errores o desajustes en la gestión del material de oficina y corregirlos a tiempo. Asimismo, es importante que establezcas un sistema de notificaciones o alertas que te avisen cuando algún elemento esté por agotarse o haya caducado, de manera que puedas actuar de forma proactiva y evitar que se interrumpan las actividades laborales por falta de material. En definitiva, actualizar el inventario de material de oficina de forma periódica es una tarea fundamental para optimizar el uso de los recursos y garantizar el buen funcionamiento de la empresa o el trabajo autónomo..

4. No hagas todo el inventario de materiales a la vez

En el inventario de material de oficina, es importante tener en cuenta que hay elementos que se usan con mayor frecuencia que otros. Por ejemplo, los bolígrafos, las hojas de papel y los clips son elementos que se suelen gastar más rápido y que necesitan ser revisados semanalmente. En cambio, otros elementos como los teclados de ordenador, las sillas y las mesas son mucho más duraderos y no necesitan ser revisados con tanta frecuencia. Es importante tener en cuenta estos factores al hacer el inventario, para no perder tiempo revisando materiales que no necesitan ser controlados tan a menudo. Una buena opción es crear diferentes hojas de inventario para agrupar los materiales de acuerdo a su frecuencia de uso, lo que permitirá una gestión más efectiva del inventario de material de oficina.

5. Realiza diferentes hojas de inventario

Para organizar el inventario de material de oficina de manera efectiva, es recomendable crear diferentes hojas de inventario. En una hoja, agrupa los objetos que se utilizan con frecuencia y que necesitan ser revisados periódicamente, como los bolígrafos, las hojas de papel y los clips. En otra hoja, incluye los objetos que son de carácter anual, como los teclados de ordenador, las sillas y las mesas. Esto te permitirá tener un control más sencillo y rápido de los materiales y evitarás perder tiempo revisando los objetos que no necesitan ser controlados con tanta frecuencia. Además, al agrupar los objetos de esta manera, podrás tener una visión más clara de cuáles son los materiales que se agotan con más rapidez y cuáles son los que tienen una durabilidad mayor. Organizar el trabajo de esta forma te resultará mucho más fácil y te ayudará a llevar un control efectivo del inventario de material de oficina.

Plantillas de Excel: utilízalas para tu inventario de oficina

Como te decíamos, una plantilla puede ser de gran ayuda para hacer tu inventario de mobiliario y equipo de oficina. Gracias a ella la gestión se agiliza y pierdes menos tiempo en esta tarea. Sin embargo, es importante que la adaptes a tus necesidades concretas. Si, por ejemplo, trabajas en una oficina compartida no necesitarás incluir materiales como la mesa o las sillas ya que no son tu propiedad.

Ejemplos de plantillas de Excel:

• Inventory list: ver plantilla
• Lista de inventario con reaprovisionamiento resaltado: ver plantilla
• Equipment inventory list: ver plantilla

Adicionalmente, existen diferentes plantillas de Excel que te ayudarán mucho en esta tarea.

Ahora que ya tienes las claves para crear tu inventario de oficina, ¿a qué esperas? Te ayudará a optimizar recursos, reducir costes y a reponer materiales antes de que se agoten.